AI에 넣기 전에 데이터부터 — 같은 숫자가 세 곳에서 다르게 적혀 있다면

AI가 틀리는 이유의 다른 절반

앞 편에서 "AI가 틀리는 이유의 절반은 회사 정보가 손에 없어서"라고 했습니다. 다른 절반은 정보가 있는데 서로 다르기 때문입니다.

가격표가 홈페이지, 엑셀, 카톡 공지에 세 버전. 고객 연락처가 고객 관리 프로그램, 명함 앱, 수첩에 세 버전. AI는 그중 하나를 고릅니다. 사람도 마찬가지지만, 사람은 "어, 이거 옛날 건데"라고 알아채고 AI는 못 알아챕니다.

학교에서 시간표가 게시판, 학급 단톡, 선생님 말씀 세 곳에 다르게 적혀 있는 것과 같습니다. 어느 게 맞는지 아무도 모르면 다들 각자 다른 교실로 갑니다.

"진짜는 한 곳에만" 원칙

규칙은 한 줄입니다. 같은 정보는 한 곳에만 있고, 나머지는 그곳을 읽는다.

가격표의 진짜는 시스템의 가격 표 하나. 홈페이지, 견적서, 챗봇 답변은 전부 그 표를 읽습니다. 바꾸면 전부 바뀝니다.

고객 연락처의 진짜는 고객 관리 시스템 하나. 명함 앱과 엑셀은 거기로 들어가는 입구일 뿐, 진짜가 아닙니다.

규정의 진짜는 문서함의 최신판 하나. 카톡에 붙여 넣은 사본은 진짜가 아닙니다.

이걸 정하면 "어느 게 맞아요?"라는 질문이 사라집니다. 그리고 정보마다 진짜가 있는 곳 하나와 그걸 고칠 담당자 이름 하나를 적어 둡니다. 이 목록이 진단 산출물입니다.

정리할 때 같이 보는 것

진짜를 한 곳에 두는 것 외에 같이 보는 게 몇 가지 있습니다.

등급 — 이 정보를 AI에 넣어도 되나. 주민번호처럼 절대 안 되는 것, 이름처럼 가리고 넣는 것, 통계처럼 괜찮은 것. 앞 편의 개인정보 등급과 같은 표입니다.

최신인가 — 날짜가 있나. 8개월 전 가격표를 근거로 답하면 사고입니다.

어디서 와서 어디로 가나 — 이 숫자가 어느 시스템에서 나와서 어디로 흘러가나. 작은 회사는 간단히 화살표 몇 개면 됩니다.

네 가지가 어떻게 생겼는지는 업종마다 다릅니다. 부동산과 병원의 표는 다르게 나옵니다.

서로 다르게 적힌 곳 찾기 — AI가 잘하는 일

정리하는 일에서 AI가 실제로 유용한 자리가 하나 있습니다. "이 두 문서가 서로 다르게 말한다"를 찾는 것.

가격 규정 3판과 4판이 같은 항목에 다른 금액이면 표시. 고객 A와 고객 A'가 전화번호는 같은데 이름 표기가 다르면 중복 후보로 표시. 업무 절차에는 "환불은 7일 이내"인데 자주 묻는 질문에는 "14일 이내"면 충돌로 표시.

AI는 표시만 합니다. 어느 쪽이 맞는지는 담당자가 정합니다. 사람이 수백 개 문서를 대조하는 건 며칠 걸리고, AI는 몇 분입니다. 이 자리가 데이터 정리의 첫 자리인 경우가 많습니다.

부동산 중개 — 매물 정보가 세 곳에

중개사무소의 매물 정보가 포털 사이트, 사무실 엑셀, 중개사 수첩 세 곳에 있습니다. 고객 문의에 답하는 AI를 넣으려 합니다.

진짜는 사무실 시스템의 매물 표 하나로 정합니다. 포털은 그 표에서 내보내는 출구, 수첩은 입력 전 메모. 담당자는 실장.

등급은 이렇게 나눕니다. 매물 주소와 가격은 AI가 답해도 됩니다. 집주인 연락처는 가리고 넘깁니다. 집주인 사정(급하게 파는 이유)은 AI가 볼 수 있는 목록에 아예 없습니다.

이렇게 정리한 뒤에 AI를 넣으면, AI는 "3층 24평, 2억 8천"이라고 답하고 집주인 사정은 절대 말하지 않습니다. 정리 없이 넣으면 셋 중 아무거나 근거로 답합니다.

자주 묻는 질문