부서마다 AI가 처음 들어갈 자리는 거의 정해져 있다 — 대부분 초안입니다

논문이 본 것 — 부서마다 자기 결과물의 초안

논문의 요지는 이렇습니다. 모든 직군이 문서 작성·메시지 초안·자료 정리 세 가지를 공통으로 쓰고, 그 위에 부서별 특징이 얹힙니다. 개발자는 코드, 재무는 세무·회계, 영업과 마케팅은 영업·마케팅 문안. 임원은 결정 전에 훑어보는 용도.

공통점은 하나입니다. 다들 자기 부서에서 매일 만들어 내는 것의 초안에 씁니다. 그래서 "우리 부서는 AI로 뭘 하지"라고 물으면, 답은 "이 부서가 매일 만드는 게 뭔가"에 있습니다.

왜 첫 자리가 초안인가

세 가지 이유입니다.

되돌릴 수 있습니다. 초안은 보내기 전입니다. 틀리면 안 보내면 됩니다.

건수가 많습니다. 제안서·답변·문안·청구서는 매일 나옵니다. 한 달이면 "사람이 고친 비율"이 숫자로 나오고, 그 숫자로 다음 자리를 정합니다.

결과물이 남습니다. 초안이 회사 시스템(고객 기록·견적·문서함)으로 들어가면 회사에 쌓입니다. 개인 계정에서 만든 초안은 그 사람과 함께 나갑니다.

부서별로 보면

영업 — 첫 자리는 제안서·견적서 초안입니다. 과거에 비슷한 고객에게 낸 것을 바탕으로 씁니다. 가격 협상과 조건 결정은 사람이 합니다.

고객 응대 — 첫 자리는 문의 분류와 첫 답변 초안입니다. 환불이나 보상 결정은 사람이 합니다.

재무 — 첫 자리는 들어온 청구서 분류와 미수금 목록 만들기입니다. 지급 승인은 사람이 합니다.

마케팅 — 첫 자리는 문안 초안 여러 버전입니다. 어느 걸 내보낼지는 사람이 고릅니다.

개발·법무·구매도 같은 원리입니다. 매일 만드는 것의 초안이 첫 자리, 결정은 사람. 부서마다 둘째 자리와 사람이 끝까지 남는 자리도 있는데, 그건 회사마다 다르게 나옵니다. 진단에서 우리 회사 표를 같이 만듭니다.

부서가 셋도 안 되는 회사 — 대표의 첫 자리

직원 5~10명 회사는 위의 부서를 대표 혼자 다 합니다. 그러면 이렇게 읽으시면 됩니다.

대표의 하루에서 가장 자주 반복되는 초안이 첫 자리입니다. 견적서인지, 고객 답변인지, 거래처 문의인지. 대개 견적·제안 초안이거나 문의 답변 초안입니다. 둘 중 하루 건수가 많은 쪽입니다.

둘째 자리는 정산과 독촉인 경우가 많습니다. 미루기 쉽고, 미루면 돈이 늦게 들어오는 일이니까요.

대표가 직접 AI를 열심히 쓸 필요는 없습니다. 대표가 매일 손으로 하는 초안 하나를 시스템이 대신 만들어 두면, 대표는 확인하고 보내기만 하면 됩니다.

초안은 한 곳으로 모여야 합니다

부서마다 첫 자리를 따로 넣어도, 결과물은 한 시스템으로 모여야 합니다.

영업의 제안서 초안이 견적 시스템에 저장되면, 계약할 때 그 견적을 바로 읽습니다. 고객 응대의 답변 초안이 고객 기록에 저장되면, 다음 문의 때 그 기록을 근거로 초안이 나옵니다.

부서마다 다른 AI 도구를 따로 쓰면 이 연결이 없습니다. 초안은 잘 나오는데 회사에는 안 쌓입니다. 그래서 마음컴퍼니는 부서별 자리를 따로 넣더라도 시스템은 하나로 만듭니다.

자주 묻는 질문