찾을 수 없는 문서는 없는 문서다 — AI가 찾을 수 있게 회사 문서를 정리하는 법

찾을 수 없는 문서 = 없는 문서

직원이 "환불 규정 어디 있어요?"라고 물었을 때 "어… 노션 어딘가에"가 답이면, 그 회사에 환불 규정은 없는 겁니다. 있어도 안 쓰이니까요.

AI도 마찬가지입니다. AI는 찾을 수 있는 문서만 찾습니다. 문서가 다섯 곳에 흩어져 있고, 표시가 없고, "최종"과 "진짜최종"과 "진짜진짜최종"이 섞여 있으면 AI는 그중 아무거나 근거로 답합니다.

방 청소와 같습니다. 책이 있는데 어디 있는지 모르면 없는 것과 같습니다. 필요할 때 못 찾으니까요.

정리의 세 가지

한 곳에 둡니다. 회사 문서는 한 곳. 다른 곳은 들어가는 입구이거나 사본입니다. "여기 없으면 없는 것"이라고 선언합니다. 노션과 구글 드라이브를 이미 쓰면 그중 하나를 진짜로 정하면 됩니다.

찾을 수 있게 표시를 붙입니다. 폴더는 세 단계를 넘지 않게. 문서마다 종류·업무·날짜 같은 꼬리표. 같은 문서는 하나만 두고 이전 판은 따로. 문서마다 담당자와 언제까지 유효한지.

오래된 건 버립니다. 가장 안 하는 일이고 가장 중요한 일입니다. 아래에서 따로 말합니다.

정리의 세부 규칙은 회사마다 다릅니다. 진단에서 우리 회사 문서가 어디에 뭐가 있는지 지도를 먼저 그리고, 거기서 규칙을 정합니다.

회사에서 찾는 건 문서만이 아닙니다

실제로 직원들이 찾는 건 다섯 종류입니다. 문서("환불 규정 최신판"). 사람("세무 신고 담당이 누구지"). 과거 일("작년 A사 프로젝트 결과"). 고객("이 고객 지난 문의"). 결정("왜 그때 B안으로 정했지").

문서 정리는 그중 하나입니다. 나머지 넷은 각각 다른 곳에 있습니다. 사람은 역할 정의에, 과거 일은 프로젝트 기록에, 고객은 고객 시스템에, 결정은 결정 기록에. AI가 이 다섯을 다 찾을 수 있으면 "선배한테 물어봐"의 절반이 검색창으로 갑니다.

버리기 — 가장 안 하는 일, 가장 중요한 일

문서를 만드는 회사는 많고 버리는 회사는 드뭅니다. AI 전에는 큰 문제가 아니었습니다. 사람은 "이거 옛날 건데"를 압니다. AI는 모릅니다. 2023년 가격표와 2026년 가격표가 같은 문서함에 있으면 AI는 둘 다 근거로 씁니다.

버리는 규칙은 대략 이렇습니다. 문서 종류마다 유효 기간을 둡니다. 가격표는 짧게, 규정은 1년, 회의록은 영구지만 검색에서 뒤로. 기간이 지나면 담당자에게 "아직 유효한가요?" 알림이 갑니다. 답이 없으면 검색에서 빠집니다. 삭제가 아니라 보관함으로 갑니다.

버린다는 게 지운다는 뜻이 아닙니다. AI와 직원이 찾는 곳에서 뺀다는 뜻입니다.

헬스장 — 트레이너 6명, 문서는 네 곳에

트레이너 6명 헬스장. 문서가 원장 카톡, 트레이너 개인 폰, 프런트 PC, 노션에 흩어져 있습니다. 회원 문의에 답하는 AI를 넣으려 합니다.

진짜는 헬스장 시스템의 문서함 하나로 정했습니다. 노션은 입구로만. 폴더는 회원(규정·프로그램·안내문)과 운영(매뉴얼·일정·정산) 두 단계로 충분했습니다. 꼬리표는 종류, 대상(회원·트레이너·프런트), 유효 기간 세 개.

PT 프로그램 안내가 세 판 있었습니다. 최신판 하나만 남기고 나머지는 보관함. 회원 규정에 "환불은 7일"과 "14일"이 섞여 있었습니다. 원장이 7일로 정하고 다른 판은 보관함.

이렇게 한 뒤 AI를 넣으니 회원 문의에 최신 규정으로만 답합니다. 정리 전에 넣었으면 어느 날은 7일, 어느 날은 14일이라고 답했을 겁니다.

자주 묻는 질문